VEREINFACHTE RECHNUNGSLEGUNG BEREITS AB 01.07.2011?
Im September 2010 berichteten wir darüber, dass eine neue EU-Richtlinie (2006/112/EC) im Laufe des Jahres 2011 in nationales Recht überführt wird. Im Ergebnis können zukünftig Rechnungen per E-Mail als PDF Dokument versandt und empfangen werden; das lästige (und oft nicht legal umgangene) „Signatur-Procedere“ für Non-EDI-Verfahren entfällt.
STATUS
Mittlerweile gibt es erste Hinweise darauf, dass es ab Sommer 2011 soweit sein könnte: Die Bundesregierung hat einen Gesetzentwurf (StVereinfG, Steuervereinfachungsgesetz) auf den Weg gebracht. Größte Herausforderung dabei ist, diese Vereinfachungen in die täglichen Prozesse zu integrieren - und die eigene Archivumgebung rechtssicher zu gestalten.
Dabei bereiten insbesondere folgende Vorgaben zunächst Kopfzerbrechen:
„Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerlich für den Vorsteuerabzug anerkannt, wenn ...
- die Echtheit der Herkunft der Rechnung
- die Unversehrtheit ihres Inhalts und
- die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind und
- die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält (vgl. §§ 14 (4), 14a UStG)“
Die ersten drei Punkte werden i.d.R. ohnehin während jeder Rechnungsprüfung durch den Empfänger erledigt. Der Empfänger prüft die „Substanz“ der Rechnung (also ob die Inhalte der LuL in Qualität und Quantität korrekt sind), der Rechnungssteller für den Zahlungsanspruch berechtigt ist sowie ob die Bankverbindungen etc. korrekt sind.
Der vierte Punkt ergibt sich aus dem UStG (Umsatzsteuergesetz), wonach bestimmte Angaben vorhanden sein müssen. Am Procedere der Rechnungsprüfung, Freigabe / Reklamation sowie Einbuchung, Zahlung etc. ändert sich wenig. Nur bei der Ablage wird es kritisch, da die gleichen Aufbewahrungspflichten und -Fristen gelten wie für Papierrechnungen.
Elektronische Rechnungen müssen zwingend in einem elektronisches Archiv nichtveränderbar, lesbar und verfügbar entsprechend den Fristen (6-10+ Jahre) vorgehalten werden, damit kein „Medienbruch“ entsteht. Dazu empfiehlt sich eine Verfahrensbeschreibung, wie der „verlässliche Prüf- und Kontrollpfad“ der Rechnungen eingehalten wird.
AUSBLICK
Sobald der Bundesrat zugestimmt und das Gesetz rechtskräftig geworden ist, wird mit einem dramatischen Anstieg des elektronischen Rechnungsverkehrs gerechnet. Spätestens dann wird es höchste Zeit für eine rechtssichere (E-Mail-) Archivierung im Unternehmen; schließlich soll diese Vereinfachung auch wirtschaftliche Vorteile bringen.
Weitere Antworten zum geplanten Verfahren sind in den FAQ zu diesem Gesetz auf der Website des BmF nachzulesen.
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