Lästig oder hilfreich?
(veröffentlicht am 25.08.2009 auf COMIDD.org, Standpunkte)
Nicht jede Technologie ist juristisch erlaubt beziehungsweise betriebswirtschaftlich sinnvoll. Umgekehrt führt eine reine "Excel-Sheet" getriebene Sichtweise in den seltensten Fällen zum gewünschten Ergebnis: möglichst nahe an die 100 Prozent auf der Compliance-Skala UND bei der prozessneutralen Automatisierung heran zu kommen.
Wie kann man sich - ohne Spezialist zu sein - diesem Thema nähern?
Was bedeutet es, wenn von "Compliance" die Rede ist? Zieht man ein Fremdwörterbuch hinzu, bekommt man heraus, dass es sich dabei um den Grad der Einhaltung von gewissen Vorgaben handelt, die wiederum aus unterschiedlichen Quellen kommen können. Dabei spielt die Herkunft der Regel nicht wirklich eine Rolle, sondern eher deren Einhaltung, deren Überwachung, deren Kontrolle und vor allem die Abhängigkeiten.
Die Nachweispflicht zum Grad der Einhaltung ergibt sich aus der Regel selbst; die Überwachung desselben geschieht durch die so genannte "Revision". In diesem Zusammenhang kommt die Revisionssicherheit ins Spiel. Damit ist gemeint, dass die Daten entsprechend den (meist steuerlichen) Auflagen nachweislich nicht-veränderbar und gemäß der Aufbewahrungsfrist zugriffsbeschränkt abgelegt werden müssen.
Daneben gibt es aber noch zusätzlich die rechtssichere Archivierung. Alleine der Begriff „Rechtssicherheit“ impliziert, diese nur von Volljuristen (bestätigt) zu bekommen. In der IT-Branche ist damit gemeint, dass diese Form der Einhaltung von Vorgaben in Verbindung mit Archiven und Systemen deutlich weiter geht. Sie umfasst sämtliche Auflagen, wie z.B. auch das HGB, TKG, BDSG und viele andere im Zusammenspiel. Der Aufwand des höchstmöglichen Einhaltungsgrades ist wesentlich größer, da volle juristische Konformität gewährleistet werden muss.
Um Compliance-Auflagen zu erfüllen, sind demnach drei Aspekte zu beachten:
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