3rd Mind Business Consulting

Dies ist eines der wenigen Dinge, die der Gesetzgeber den Unternehmen überlässt. Meist ist es ein Rechenexempel. Eine Faustregel besagt, je größer ein Unternehmen ist, kann es sich eher einen internen (Stab an) DSB leisten. Je kleiner, desto eher rechnet sich ein externer DSB. Dies zu verallgemeinern ist jedoch zu kurz gegriffen:

1993 urteilte das ArbG Offenbach, dass bei einem Unternehmen mit weniger als 300 Mitarbeiter/innen die Tätigkeit eines internen DSB weniger als 20% seiner Arbeitskraft in Anspruch nimmt. Schlechte Zeiten für externe Experten. Doch nicht nur die teils peinlichen Datenpannen aus den letzten Monaten zeichnen 17 Jahre später ein genau gegenteiliges Bild.

Durch die Novellierungen des BDSG u.a. in 2004 und zuletzt im Herbst 2009 hat der Gesetzgeber die Zügel deutlich angezogen und dem Thema "Datenschutz" einen enormen Stellenwert generiert. Dies liest sich nicht nur aus den Befugnissen der Aufsichtsbehörden, sondern auch aus den Anforderungen und Restriktionen bei der Ausübung.

Ein interner bestellter DSB darf in seiner Ausübung weder behindert noch beeinflusst werden. Seine Vorgesetzten sind - was diese Funktion anbetrifft - nicht mehr weisungsbefugt. Auch muss der DSB den Nachweis der Fachkunde führen und eine (vom Unternehmen bezahlte) Schulung absolvieren. Das Unternehmen muss auch die Fortbildungsmaßnahmen finanzieren und den DSB dafür freistellen.

Seit 01.09.2009 geniesst der interne DSB darüber hinaus einen besonderen Kündigungsschutz ähnlich dem von Betriebsräten. Selbst nach der Abberufung (die auch nicht so einfach ist, wenn er seinen Job macht), kann er 12 Monate lang nicht ordentlich gekündigt werden. Praktisch eine Aufgabe auf Lebenszeit.

Oftmals hat der interne DSB - gerade bei kleineren Unternehmen - noch weitere Aufgaben. Diese können inhaltlich wie vom Zeitfaktor her sehr schnell mit denen des Datenschutzes kollidieren - dieser genießt jedoch qua Gesetz die höhere Priorität. Somit sind Interessenkonflikte programmiert, die ebenfalls  gesetzlich nicht zulässig sind.

Ein KMU muss also sehr genau rechnen, ob es sich einen internen DSB leisten und ob die Funktion intern gesetzeskonform ausgeführt werden kann. Bei Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden (Hamburg fängt nun verstärkt damit an) kann diese bei fachlichen wie auch organisatorischen Versäumnissen Nachbesserung und im Wiederholungsfall sogar die Abberufung verlangen.

Wechselt das Unternehmen dann doch auf einen externen DSB um, sind die bisher investierten Kosten und Aufwände für die Katz'. Return on Invest sieht anders aus.

Dieser wird durch einen "Bestellungsvertrag" an den Auftraggeber gebunden. Dieser regelt bestimmte Dinge aus dem Innenverhältnis zum Auftraggeber. Die Funktion sowie die Aufgaben jedoch sind identisch, da durch das Gesetz vorgegeben. Wesentlichster Unterschied: ein externer DSB kann "nur" seine Arbeitszeit an den Klienten berechnen.

Sämtliche Kosten für Aus- und Weiterbildung muss er selbst tragen. Zwar gelten die Sonder-Kündigungsfristen nicht wie bei interner Bestellung, aber werden im Bestellungsvertrag entsprechende Regelungen vergessen, wird es schwierig, den externen "wieder loszuwerden". Achten Sie also auf die Vertragslaufzeiten. Bei 3rd Mind sind 36 Monate Standard.

Ein weiteres positives Merkmal ist, dass eine externer DSB per Definitionem nicht in einen Interessenkonflikt geraten kann, der zu einer Rechtsunwirksamkeit der Bestellung führen kann. Das gilt zumindest,  so lange er nicht zu einer Institution gehört, die er ja kontrollieren muss. Also Lieferantenunternehmen wie der Haus- und Hof-IT-Dienstleister.

Externe brauchen aber naturgemäß "etwas länger", um sich in die interne Prozesslandschaft detailliert einzuarbeiten, da sie diese nicht im Detail kennen können. Dies muss der Klient natürlich einkalkulieren. Auf der anderen Seite bekommt er aber dadurch aber auch eine objektive Bewertung ohne "Betriebsbrille", die eine interne Kraft so nie leisten kann.

Durch die meist höhere fachliche Qualifikation können die einzelnen Aufgaben oft schneller und effizienter umgesetzt werden, Zeit und Aufwände werden gespart und Synergieeffekte durch Mehrfachkompetenzen der Experten führen zu einem höheren Nutzenfaktor für den Klienten. Ob das auch bei Ihnen der Fall ist, muss vor Ort untersucht werden.

3rd Mind hilft Ihnen gerne vor Ort mit einer Wirtschaftlichkeitsberechnung. Sprechen Sie uns an.